L'art. 48, comma 1 del Codice dell'Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) stabilisce che "la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la Posta elettronica certificata".
La Posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento sicuro ed efficace che può essere utilizzato in sostituzione della posta cartacea e del fax, in quanto i messaggi di PEC assicurano l'avvenuta consegna del messaggio ed equivalgono a tutti gli effetti alla notifica per mezzo della posta raccomandata A.R.
Ogni impresa (societaria e individuale) deve dotarsi di una PEC univoca (non riferibile ad altri soggetti/imprese) per iscrivere il proprio indirizzo nel registro imprese.
Il Ministero dello Sviluppo Economico, d'intesa con il Ministero della Giustizia, il 30 aprile 2015 ha emanato una Direttiva per omogeneizzare i comportamenti degli uffici del Registro delle imprese in ordine all'iscrizione degli indirizzi PEC delle imprese.
- Testo della Direttiva (2,3 MB): misure necessarie ad assicurare che le imprese si adeguino all'obbligo di munirsi di una casella di PEC, di iscrivere il relativo indirizzo nel registro delle imprese, di mantenere attiva la casella di PEC.
La PEC presenta i seguenti vantaggi:
- risparmio nei costi di invio e dei tempi di consegna rispetto all'invio della posta cartacea
- certificazione dell'invio e dell'avvenuta consegna, tramite ricevuta, con attestazione dell'ora esatta
- certificazione del contenuto dei messaggi e degli eventuali allegati
- opponibilità a terzi delle ricevute in caso di contenzioso
- possibilità di firmare e crittografare tramite firma digitale i messaggi e gli eventuali allegati
ISCRIZIONE OBBLIGATORIA DELL'INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA PER LE SOCIETA'
L'art. 16, comma 6, del Decreto Legge 185/2008, entrato in vigore il 29 novembre 2008, ha previsto che "le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese" (società costituite a partire dal 29 novembre 2008).
L'art. 16 sopracitato ha esteso inoltre l'obbligo a tutte le società preesistenti: "entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata".
La richiesta di iscrizione/modifica del solo indirizzo di posta elettronica certificata non è soggetta né all'imposta di bollo né al pagamento dei diritti di segreteria.
ISCRIZIONE OBBLIGATORIA DELL'INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA PER LE IMPRESE INDIVIDUALI
Le imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), sin dal 20/12/2012.
Per le imprese individuali già attive e non soggette a procedura concorsuale (fallimento, ecc.), è stato previsto l'obbligo di depositare presso l'ufficio del registro delle imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) entro il 30 giugno 2013 (e non più entro il 31/12/2013, come originariamente stabilito).
La normativa di riferimento è data dai commi 1 e 2 dell'art. 5 della legge 17/12/2012, n. 221, di conversione del decreto legge n. 179/2012.
Come per le società, tale comunicazione è esente da diritti di segreteria ed imposta di bollo.
COMUNICAZIONE DELL'INDIRIZZO PEC DA PARTE DEL CURATORE, DEL COMMISSARIO GIUDIZIALE E DEL COMMISSARIO LIQUIDATORE
Il curatore, il commissario giudiziale e il commissario liquidatore (per le procedure concorsuali di fallimento, concordato preventivo, amministrazione straordinaria delle grandi imprese in crisi) entro dieci giorni dalla nomina devono comunicare al registro imprese, ai fini dell'iscrizione, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.
La comunicazione deve avvenire - come per tutte le pratiche del registro imprese - in modalità telematica con firma digitale, mediante il procedimento della Comunicazione Unica.
L'adempimento è esente dall'imposta di bollo ed è soggetto a diritti di segreteria nella misura di euro 10,00.
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L'elenco ufficiale dei gestori di posta elettronica certificata è pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia digitale.
- Guida alla compilazione della pratica per la dichiarazione della PEC (file formato pdf, 15 pagine, 400kB)